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中共聊城市委办公室聊城市人民政府办公室印发《关于加强和改进新形势下档案工作的实施意见》的通知

聊办发【2015】30号

 

中共聊城市委办公室

聊城市人民政府办公室

印发《关于加强和改进新形势下档案

工作的实施意见》的通知

 

各县(市区)党委、政府,市属开发区党工委、管委,市直各部门、各单位:

    《关于加强和改进新形势下档案工作的实施意见》已经市委、市政府研究同意,现印发给你们,请结合实际认真贯彻执行。

 

                           中共聊城市委办公室  

                           聊城市人民政府办公室

                            2015年10月8日

 

(此件发至县级)

关于加强和改进新形势下档案

工作的实施意见

 

为认真贯彻落实中共中央办公厅、国务院办公厅《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》(中办发〔2014〕15号)和省委办公厅、省政府办公厅《关于加强和改进新形势下档案工作的实施意见》(鲁办发〔2014〕40号)文件精神,推动全市档案事业发展,提升档案工作水平,制定以下实施意见。

一、充分认识加强和改进新形势下档案工作的重要意义

档案工作是一项记录历史、传承文明、服务社会、造福人民的重要工作。随着改革开放的深入和经济社会的发展,档案工作涉及的领域更广泛、内容更丰富、需求更多样,地位和作用越来越重要。近年来,全市各级党委、政府高度重视档案工作,档案工作在服务党委、政府工作大局,服务经济社会发展和民生需求等方面发挥了积极作用。但是,面对新形势、新任务、新要求,还存在一些亟待加强和改进的地方,主要表现在:社会档案意识不够强,档案工作投入保障不足,档案基础设施建设不平衡,档案资源结构还不够合理,档案收集征集渠道还比较单一,档案干部队伍建设还有待于进一步加强,档案工作还不能更好地适应国家治理体系和治理能力现代化服务的需要等。各级党政机关、企事业单位、社会组织要以对历史负责、为现实服务、替未来着想的精神,充分认识档案工作的重要意义,切实增强做好档案工作的责任感和使命感,把档案工作列入重要工作议程,加强对档案工作的领导和支持力度,切实把档案工作做得更好。

二、进一步完善档案工作体制机制

(一)坚持统一领导、分级管理原则。坚持并不断完善党委和政府领导、档案部门归口负责、各方面共同参与的档案工作体制,确保分工明确、各司其职、密切配合、形成合力,促进档案事业协调发展。市、县档案部门主管本行政区内的档案事务,履行档案事业行政管理和档案保管利用职能。各级党委、政府要明确分管领导,在成立专项工作机构或协调机构时,根据需要吸收档案部门参加,确保建立档案工作与开展专项工作同步进行。各级党政机关、企事业单位、社会组织,要全面加强档案管理工作,把档案工作渗透、贯穿于各项事业发展的全过程。乡镇(街道办事处)、村、社区及其区域内的非公有制经济组织、社会组织要指定专人负责档案工作,确保建档无盲区、管档有专人

(二)积极推进依法管理。档案行政管理部门的档案行政执法主体地位与职能只能加强不能削弱。各级党委、政府要为档案行政管理部门依法履行档案行政执法职能提供条件,建立与监察、人力资源和社会保障等部门查处档案管理违法违纪行为的协调机制,建立档案行政执法和刑事司法相衔接的机制,推行法律顾问制度,提高档案执法监督指导能力。支持档案行政管理部门依法管理本行政区域内的档案事务,严肃查处各类档案违法案件。市县两级档案行政管理部门要依法履行职责,加强监督指导,统筹档案资源归属与流向。要强化依法管档工作力度,把档案行政执法检查作为依法管理档案事业的重要手段,使之经常化、制度化、规范化。要加强档案执法队伍建设,努力建设一支执法程序规范、执法过程严谨、执法能力强的档案执法队伍。结合我市经济社会发展实际,及时修订地方性档案法规规章,制订重点行业档案管理规范和标准,进一步完善地方档案法规规章和标准体系。开展档案法规规章实施的评估工作,确保各项法规政策落实到位。有关部门(单位)制定档案工作规范性文件,应征求同级档案行政管理部门的意见建议。

(三)切实加强档案馆(室)建设。市县(区)党委、政府是本级国家综合档案馆的建设主体,要把国家综合档案馆建设作为重要的公共基础设施建设项目,列入经济社会发展和城市建设总体规划,按照《档案馆建设标准》和《档案馆建筑设计规范》要求,力争在“十三五”末,市县两级国家综合档案馆建成面积达标、设施完善、功能齐全、安全保密、服务便捷、节能环保的档案保管基地、爱国主义教育基地、档案利用中心、政府公开信息查阅中心和电子文件备份中心,彻底消除“不达标馆”现象。馆舍面积不达标、服务功能不齐全的县(市区),要制定新建或改、扩建规划。有新馆建设规划的,要早立项、早设计、早建设。档案馆应专建专用,其他单位和组织不得挤占挪用,已挤占挪用的要予以腾退。市属开发区要尽早建立档案馆(室)。乡镇(街道办事处)要建立规范标准的档案室,有条件的可以建立档案馆。根据《全国档案馆设置原则和布局方案》,统筹规划、科学设置部门(专业)档案馆,防止重复建设和资源分散。各级党政机关、企事业单位、社会组织要重视档案室建设,建立专门的档案库房。

三、构建全覆盖多领域的档案资源体系

(一)加强档案资源源头建设。各级党政机关、企事业单位、社会组织要严格按照国家档案行政管理部门要求,及时制定或修订本单位各类文件材料的归档范围和保管期限表,报同级档案行政管理部门审核后实施。要严格执行文件材料归档制度,将文件材料的整理归档工作纳入单位工作计划,纳入有关人员岗位职责,纳入各项工作程序,从源头上加强对各种门类、各种载体档案资料的收集和管理,做到应归尽归、应收尽收,确保档案资源的齐全、完整、准确、系统。要严格执行档案集中统一管理制度,任何部门和个人不得把职务活动中形成的各种载体形式的档案资料据为己有或拒绝归档,不得擅自推迟归档期限。在机构改革、企业改制、行政区划调整等过程中,有关部门(单位)要会同档案行政管理部门及时规范档案归属与流向,妥善进行档案处置,严防档案流失。各级党政机关、事业单位、社会组织要依法、全面、及时向同级国家综合档案馆报送公开信息。

(二)加强档案的接收、征集工作。各级党政机关、企事业单位、社会组织要及时向各级国家综合档案馆移交档案。市、县国家综合档案馆要着眼经济社会需求,扩大档案收集范围,改善馆藏结构。档案资源体系建设要向民生领域延伸,向新成立的经济、社会组织延伸,向新载体、新形态和新专业内容延伸。加大档案接收进馆工作力度,确保所有档案应进尽进。对不具备档案保管条件的单位,档案部门可以强制提前接收其档案进馆保存。加大对重大活动档案的收集管理力度。重大活动主办(承办)单位要将档案管理纳入重大活动实施计划,成立临时档案管理机构、配备档案管理人员,并向同级档案行政管理部门登记备案。活动结束后60日内向本级国家综合档案馆或活动主办(承办)单位档案机构移交有关档案资料。广播电视、报纸等新闻媒体要把在重大活动期间录制、拍摄的影音、影像资料向同级综合档案馆或活动主办(承办)单位档案机构移交。积极推行社会记忆工程建档工作,加大对知名人物、名优特产、名胜古迹、老街老村、民风民俗、民间文化艺术、非物质文化遗产、重大历史事件等地方特色档案的收集。要依法征集、收购散存在社会上的对国家和社会具有重要保存价值的珍贵历史档案。对非国家所有且对国家和社会具有保存价值或应当保密的档案,档案行政管理部门要依法加强监管。

(三)加强民生档案资源建设。树立“以人为本”的理念,重视与人民群众切身利益密切相关档案的收集整理。要切实做好社保、婚姻、生育、教育、医疗、户籍、学籍、兵役、就业、奖惩、信用、移民、优抚、收养、房产等领域档案工作。要在巩固新农村档案建设的基础上,重点做好城乡一体化建设、农村土地确权登记颁证、土地流转、林权改革等档案工作,建立起覆盖人民群众的档案资源体系。

(四)加强经济领域档案管理。各级党委、政府、经济管理部门、经济组织要按照与经济工作同步发展要求,支持本级档案行政管理部门围绕国有资产管理、现代企业制度建立、支柱产业建设、重要基础设施建设、农业生产和农资、农产品质量管理等经济建设内容,开展档案管理和服务工作。各级发展改革部门、项目主管部门要与档案行政管理部门紧密协作,严格执行重大建设项目、重大科研项目、重大技改项目、重大生态环境保护项目等档案专项验收制度,在重要项目建设验收前进行档案专项验收。各企事业单位要加强档案工作,提高档案管理水平,发挥档案作为生产管理要素的作用。

四、构建全方位高效率的档案利用体系

(一)提高便民利民服务水平。各级党委、政府要把提供档案信息服务作为公共服务的一部分,统筹安排,创造条件,将档案服务、政府公开信息服务和其他公共服务有机结合起来,努力提供“全方位”、“一站式”服务,做到便民利民。各级档案馆要积极做好档案鉴定工作,及时开放应开放档案。各档案馆(室)要依法做好档案查询服务,简化利用手续,完善服务方式,最大限度满足利用者需求。

(二)围绕发展大局开展档案服务。各级档案部门要坚持把服务大局放在首位,紧紧围绕党委、政府的工作中心,主动跟进经济社会发展,为规范市场经济秩序、预防和化解社会矛盾、健全公共安全体系、完善社会管理以及实现国家治理能力现代化等提供有力档案服务支撑,努力做到经济建设、政治建设、文化建设、社会建设、生态文明建设发展到哪里,档案服务就跟进到哪里。

(三)深入推进档案文化服务功能。各级档案馆要不断挖掘档案的价值,加强对档案信息的深度开发,努力把“死档案”变成“活信息”,把“档案库”变为“思想库”。通过对档案信息的分析研究、深度开发,提供深层次高质量的档案信息产品,发挥档案资治襄政功能;通过公开政务信息,发挥政务信息公开查阅场所功能;通过举办档案展览、编辑档案资料、建设中小学生档案教育社会实践基地等,发挥档案社会教育功能和文化传播功能。

(四)大力推进数字档案馆(室)建设。各级党政机关、企事业单位、社会组织要按照“存量数字化、增量电子化”的档案信息化工作要求,把数字档案馆(室)建设列入信息化建设整体规划,统一部署,同步实施。到2020年,全市基本建成以数字资源为基础、安全管理为保障、远程利用为目标的数字档案馆(室)体系。市、县国家综合档案馆基本建成数字档案馆,馆藏传统载体档案全部数字化,能够接收和保管各进馆单位归档的电子档案,实现馆藏档案的数字化利用、馆藏开放档案的互联网利用以及馆藏电子档案的安全保存和长期可利用;乡镇和县直以上机关档案机构传统载体档案基本数字化,并实现数字化利用。凡按照规定应该移交进馆的档案必须进行数字化,实现电子文件与纸质档案同步移交进馆。档案行政管理部门和本单位档案机构要加强对电子文件形成、积累和归档质量的监督指导。

(五)积极推进档案信息资源共享。各级党委、政府要把档案信息化建设纳入当地信息化建设整体规划。各级党政机关、企事业单位、社会组织要重视数字化档案馆(室)建设,支持档案馆(室)把可公开的档案、信息上传网络,开展远程利用,最大限度地满足社会各界对档案利用的需求。市国家综合档案馆要加快档案信息目录中心建设,不断提升档案信息管理与社会化服务能力。县(市区)国家综合档案馆要不断完善档案目录数据库、重要档案全文数据库、民生档案数据库和多媒体档案数据库。要加强档案网站建设,突出档案信息发布、政务信息公开、档案信息资源共享、档案文化传播等功能,使档案信息网站成为全市公共服务门户之一。

五、构建安全保密的档案安全体系

(一)提高档案安全保管能力。各级党政机关、企事业单位、社会组织要建立健全档案安全制度,构建人防、物防、技防、联防“四位一体”的档案安全防范体系。要建立档案安全应急处置协调机制和应急管理制度,制定应急预案,定期开展应急演练,提高应急反应能力,把档案馆(室)列入重点保护范围,确保档案安全受到威胁、危害时得到优先抢救和妥善处置。提高档案库房的安全防灾标准,按照档案安全保护的要求,为档案馆(室)配备现代化的消防、安保、温湿度控制、档案消毒及其他安全设施设备。全面提高档案保护技术水平,加大珍贵破损档案修复和仿真工作力度,加强档案保护、修复、缩微等技术保障工作。发挥专业优势,探索建立市级档案保护技术专业工作室。全面落实档案风险告知制度,定期开展档案安全检查,发现安全隐患,及时告知,限期整改,做到防患于未然。对发生档案安全事故的,依法追究有关单位和人员的责任。

(二)提升档案信息安全水平。要提高档案信息安全意识,采取措施,确保电子文件、电子档案长期保存和安全利用。市、县国家综合档案馆要按照规定配置专门档案数据服务器,建立档案信息管理系统安全保密防护体系,推进档案信息系统安全等级保护和分级保护工作。严格执行档案安全保密管理制度,严格审查上网文件、档案,严防把涉密信息传输到非涉密网络上。要切实加强档案数字化加工、档案抢救整理过程中的安全管理。要按照涉及国家秘密信息系统分级保护的要求,加强对涉密信息系统、涉密计算机和涉密载体的安全保密管理,严防文件、档案在传输过程中失泄密。加强涉密档案、重要档案存储介质的检验、认证,确保长期可用。

(三)做好重要档案异地异质备份工作。国家综合档案馆要对同级党政机关、企事业单位、社会组织的重要档案实行异地备份保管,对重要电子档案实行异地异质备份保管,确保党和国家重要档案绝对安全。加强对电子档案容灾备份工作的管理,建立健全全市电子档案容灾管理体系。市国家综合档案馆要定期向省档案馆备份电子档案,县级综合档案馆要定期向市档案馆备份电子档案。要尽快建立电子文件(档案)容灾备份中心,实现市、县两级档案馆和市直单位电子文件(档案)集中备份管理。 

六、推进档案管理改革创新工作

(一)创新档案保管运行体制机制。档案行政管理部门要统筹规划,支持和鼓励打破部门和条块分割,整合同一单位内不同部门、同一地区档案馆(室)及不同地区档案馆(室)的档案资源和目录信息,推动档案信息资源的科学配置和高效利用。市级国家综合档案馆和有条件的县级国家综合档案馆要积极探索通过整合档案目录、档案信息、档案实体和设置分馆等形式,整合专业档案信息资源,建立档案综合保管利用服务机构。全面实施电子档案形成满5年接收进馆的规定,研究专业档案数据库接收进馆的工作机制和技术措施,开展专业档案接收的试点工作。丰富城市记忆信息资源,面向社会开展广播电视、网页信息、政务微博微信信息等的收集工作。积极探索村级档案乡镇统一管理模式,提倡有条件的乡镇(街道)和村(社区)设立档案馆。

(二)支持并规范社会力量参与档案事务。积极发展档案中介服务,加快档案服务社会化进程。鼓励和支持有条件的组织和个人创办档案整理、信息开发、教育培训、技术服务等中介机构。推广政府购买服务,凡属事务性管理服务,引入竞争机制,通过合同、委托等方式向社会购买。鼓励建立民间档案馆。支持企业、社会组织和个人依法设立档案事业发展基金。充分发挥档案学会等社会组织的作用,探索档案学会承接档案专业培训、档案鉴定、业务咨询等业务新途径。各级档案行政管理部门要加强对档案中介机构的业务监管,规范其执业行为。支持家庭建立家庭档案,支持个人保管、展示其收藏的档案,并向国家档案馆捐赠或寄存档案,对捐赠重要、珍贵档案的,给予一定奖励。对重要珍贵档案也可采取购买的方式收藏进馆。

七、进一步加强对档案工作的支持保障

(一)加强对档案工作的组织领导。各级党政机关、企事业单位、社会组织要把档案工作发展列入经济和社会发展规划,列入本部门本单位事业发展规划和年度工作计划,列入工作考核检查的内容,定期听取档案部门工作汇报,及时解决档案工作中遇到的突出问题。各级主要负责同志要关心档案工作,把档案事业发展列入重要议事日程,支持档案工作规范化建设。分管负责同志要着力解决影响和制约本地、本部门、本单位档案事业发展的重点和难点问题,重要工作亲自部署、重大问题亲自过问、重点环节亲自协调。

(二)完善档案事业投入机制。各级财政部门要按照部门预算编制和管理有关规定,科学合理核定档案工作经费,将档案资料征集、现代化管理、提供利用、抢救保护、安全保密、陈列展览、编辑研究、数字化、档案科研、设备购置维护及宣传教育等方面的经费列入同级财政预算。纸质档案要按照每年每卷不低于3元的标准核定落实维护费用,数字化档案馆每年要有基本的维护和运转经费。各级党政机关、企事业单位、社会组织要加大对档案工作的经费投入,将档案工作经费列入本部门(单位)预算。要有计划地开展国家重点档案抢救和保护工作,落实专项经费,确保国家重点档案及时抢救、有效保护。

(三)加强档案宣传工作。各级党政机关、企事业单位、社会组织要将档案法律法规宣传教育纳入普法教育整体规划,将档案法律法规政策和档案管理理论列入党校教学内容,大力提高领导干部、公务员、企事业单位法人代表的档案意识。要面向社会广泛宣传《档案法》《山东省档案条例》等法律法规,开展档案违法案例警示教育活动,不断提升社会公众的档案法治意识。各级各类新闻媒体要大力宣传党和国家的档案法规政策及本地贯彻落实的新举措、档案工作服务社会的新成绩、档案工作者投身社会主义现代化建设的时代精神,为档案事业发展提供强大舆论支持。

(四)加强档案干部队伍建设。各级组织人事部门要建立档案馆人员编制动态调整机制,合理确定人员编制,切实配好配强专职档案工作人员。各级党政机关、企事业单位、社会组织要把档案干部培训、交流、使用列入干部培养和选拔任用工作统一规划,统筹安排,为档案干部学习培训、交流任职、挂职锻炼等创造条件,不断提高档案干部队伍素质。按照政治素质好、文化水平高、专业能力强、思想作风硬的标准,选配好档案部门领导班子。认真解决好档案干部在工作、生活等方面的实际困难,按照国家有关政策落实好档案人员有毒有害作业等相关待遇。对在档案事业发展中有突出贡献的人员要按照有关规定给予奖励。重视档案干部教育和专业培训,努力建设一支政治强、视野宽、业务精、作风硬、纪律严、活力足的档案干部队伍。

 

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