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再谈新农村建设档案的收集

 

 

聊城市档案学

术研讨会论文

 
 

再谈新农村建设档案的收集

临清市档案局  许书生

自2005年10月党的十六届五中全会首次提出建设社会主义新农村以来,新农村建设工作在全国开展得如火如荼,成效显着。档案工作作为其中一项重要的基础性工作也得到了有效开展,紧跟步伐,乘势而上,为建设新农村提供了优质服务。但是也出现了诸如室藏不丰富,门类缺少等问题和不足,很大地制约了档案的利用效能。因此我们必须立足工作实际,采取有效措施,建立长效机制,切实抓好新农村建设档案的收集,不断丰富室藏、优化结构,达到“应收必收,应收尽收,有档可查,档尽其用”的效果,让档案室成为服务新农村建设的综合性服务基地。

一、新农村建设档案收集存在的问题

乡镇之间发展的不平衡性,导致了档案工作的差异性和多样性,归档文件的收集是档案管理工作的基础,如果不抓死抓牢,势必影响到档案管理的后续程序。新农村建设档案收集的问题主要表现在以下几个方面:

(一)乡镇档案室“少、小、独、脱”

乡镇是我国重要的基层政权组织,乡镇党委、政府、人大、经济、武装、财政、计生、司法、土管等内部组织机构在日常工作中形成了大量的有价值的文件,这些文件在乡镇经济建设和各项工作中发挥着不可低估的作用。因此,我们必须加大收集力度,把乡镇形成的各种档案收进档案室集中统一管理。然而在调研中,发现部分乡镇的档案室出现了一些问题。有的档案室“一室多用”,档案库房里堆放杂物、住人,有的甚至称之为仓库更为确切;有的档案室收集档案太少,即使有几个档案橱,打开橱门一看,里面档案寥寥可数;有的乡镇收集范围小,只把乡镇党政办公室的文件材料归档,而且收集门类少,只注重了纸质文件材料的收集,实物、照片、电子等其他门类欠缺;有的乡镇档案室游离于其他站所之外,成为“孤岛”,在各个站所形成的诸如低保、劳保、土地承包未能收集齐全,也未起到对各站所档案工作的监督指导;有的乡镇室藏的档案脱离农民的生活生产实际,与农民增收的需求不相适应,农民急需的档案室没有,档案室有的档案农民又不需要。

(二)村级档案室“登堂入室”

村级档案室一般都是建在村支部,和农家书屋、综合治理办公室合用,也有的村级档案室直接搬入村书记或村会计家里,“登堂入室”,看似管理方便,但是遇到村委换届,这种管理方式带来的弊端就显而易见了。由于缺乏督导,一些村文书不能按时将本村所形成的文件材料,如村级组织建设、村民自治、村级事务管理、村级资产债务管理、农村经营生产活动、基础设施建设、村级文化建设、上级机关针对本村的文件及照片、声像等资料收集起来,且在所保管的档案资料中,本村所形成的文件材料非常之少,保管的材料全都是上级的红头文件;还有的村委的档案不能按时归档,其原因是档案收集不齐全。

(三)档案收集 “临时抱佛脚”

乡镇档案产生量大,种类繁多,因此归档文件的收集要在渗透在本年度的始终,确保齐全完整。有些乡镇平时不收集,任凭文件堆积,或对散失情况也不做了解,到归档的时候,临时抱佛脚,风风火火,却苦于收集不齐全,造成了部分应归档的文件不能归档,散落丢失,给整个档案管理工作带来了不可逆转的损害。

二、全面强化新农村建设档案的收集

(一)提高全员档案意识

档案行政管理部门要创新形式,加强档案宣传,切实提高乡镇全员的档案意识,主动上门,宣传《档案法》、《山东省档案条例》《国家档案局30号令》等法律法规,积极倡导“乡镇发展,档案先行”的理念。利用接触乡镇主要领导的时机,多多宣传做好的乡镇档案工作特别是收集环节的必要性,达到乡镇主要领导对档案工作重视的目的,让其知晓材料收集齐全与否会直接影响到今后利用工作的开展,认识到集中统一管理档案、实行档案资源共享的重要性,为乡镇档案工作提供领导支持和硬件支持。利用领导的重视和档案产生的收益,鼓励乡镇所有工作人员对档案工作的支持和配合,营造及时、主动移交文件材料的良好习惯,在意识上保证归档文件材料收集的齐全完整。

(二)建立健全规章制度

乡镇档案工作要坚持制度管人的理念,建立健全文件材料整理归档制度,档案人员岗位责任制等制度,由乡镇的办公室发文到各部门,在制度上保证收集工作的正常化。乡镇档案员严格遵守制度,争取领导的认可,做好乡镇档案工作的“三纳入”(档案工作纳入到单位工作计划中、领导议事日程、有关人员岗位责任制和经济责任制)工作,并在提高档案意识的基础上,按照规定做好档案员参加单位重大活动,重要会议、项目验收活动,确保档案的完整、准确系统。

(三)以人为本,发挥乡镇档案员的主导作用

乡镇档案员是乡镇档案工作的中心与枢纽,是联系上级档案部门和乡镇档案工作及村级档案工作的纽带,对乡镇档案工作身负计划、协调、指导、监督的多重职责,乡镇档案工作的发展离不开档案员细致全面的工作。因此抓住乡镇档案员这个枢纽,发挥档案员作用,对推动乡镇档案工作发展具有重要意义。

1、加强对乡镇档案员的指导。 一方面要加强对乡镇档案员的岗位职责教育,增强档案意识,提高其对作为一名档案工作者的责任感和使命感,培养良好的职业道德,爱岗敬业,积极主动开展工作;另一方面要加强对档案员的业务培训,提高职业素质,提升工作能力,促进在工作中不断开阔思路,拓展工作领域。避免原来只收集红头文的单一形式,乡镇档案内容丰富,涵盖政治经济社会活动的各方面,涉及各行各业。加强对组织建设档案、组织人事档案、权属合同档案、基本建设档案、优抚档案、农业科技档案等的收集,特别注重对社会主义新农村建设档案、新形势下产业结构调整过程中形成的档案和农业经济合作组织档案的指导、监督,做好收集。从而形成覆盖乡镇各个领域、各个部门的档案收集管理网络。

2、提高档案员的监督职能。因为档案工作的特殊性,档案员的设置要严格,选取事业心强、工作能力强的人进入到档案队伍;为档案员设置专门办公室,添置必要设施设备,保障档案员工作有专人专地专职;增加档案员的参事机会,针对乡镇收发文较多的情况,建立收发文档案员保存制,让档案员参与乡镇辖区内所有部门的收发文,并将所有收发文最后在档案员处保存,必要时进行备份保存,有电子文稿一并保存,确保文书档案的收集齐全;加强档案员的监督职能,实行档案的集中统一管理,优化档案管理网络,由分管领导负责协调,档案员具体实施监督乡镇所辖各部门和行政村档案的收集情况,各站所和各行政村抽出专人具体实施,实行岗位责任制,对于收集不及时、不齐全的部门和个人,及时汇总,报告乡镇主要领导人和上级业务部门,利用档案行政执法促进档案收集的齐全完整。

(四)建立监督指导长效机制

乡镇档案工作繁琐冗杂,是一项任重道远的工作,要建立监督机制,保障乡镇工作的健康发展。建议将乡镇档案工作纳入到地方考核中,为乡镇档案工作找到一个可靠的保障。我市现有对乡镇工作的一个千分制考核,办公室工作占有一定的比重,将档案工作纳入到千分制的办公室工作中,对档案的收集整理、安全保管和提供利用进行量化考核,将会对乡镇档案工作起到很强的推动作用。同时,档案行政管理部门也要定期对乡镇档案的指导,使乡镇档案工作走上规范化、制度化、科学化道路,利用档案开展服务,用服务收益,让大家看到因为档案工作的开展,为大家带来切切实实的实惠,来提高档案的社会影响力,使乡镇档案工作的开展由被动变为主动,从“让我干”转变到“我来干”,从客观条件上和主观能动性上共同促进乡镇档案工作的又好又快发展,在源头上保障档案收集的齐全完整。

总之,新农村建设档案的收集是至关重要的一项工作,是整个档案工作的基础。让我们在上级业务部门的关心指导下,扎实工作,不断创新,切实做好新农村建设档案的收集工作,夯实档案基础,更好地为新农村建设服务。

 

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